Dans la vie d’une entreprise, il y aura des documents qui ne seront plus vraiment utiles. Faut-il les mettre à la poubelle ? Bien sûr que non ! D’ailleurs, la loi vous oblige à garder pendant une période donnée tous documents dont l’utilité n’est plus avérée. Cela s’appelle de l’archivage. Il existe deux types d’archivage : l’archivage physique et l’archivage numérique. Lequel choisir ? C’est à cette question que nous répondons dans cet article.
Archivage physique
L’archivage physique est la toute première technique d’archivage. C’était celle utilisée par toutes les entreprises. Elle consiste à garder de façon minutieuse des copies des pièces importantes d’un dossier dans un endroit où il sera facile de les retrouver plus tard. Cet endroit appelé salle d’archives et peut être au sein de l’entreprise ou à l’extérieur. Vous pouvez contacter un professionnel de l’archivage physique et numérique pour vos besoins d’archivage.
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L’archivage physique est une solution traditionnelle. Il est évidemment intéressant de garder des preuves matérielles de tout ce que vous faites dans l’entreprise (états de finance par exemple). Dès qu’il s’agira de justifier quelque chose, vous n’aurez qu’à aller chercher la preuve et la présenter. Le problème avec ce type d’archivage, c’est sans aucun doute le risque de détérioration. Un incendie, des termites et vous n’avez plus aucune archive.
Archivage numérique
Nous sommes à l’ère du numérique et l’archivage n’a pas voulu rester en marge. Elle a tenu à se moderniser. L’archivage numérique consiste à garder vos documents sur un support numérique (ordinateur, disque dur, lecteur amovible, etc…) en vous assurant qu’il est sécurisé. Cette solution est très pratique et fait gagner du temps. Elle est plus adaptée aux grandes entreprises ayant de nombreux documents à archiver. Cependant, on n’est jamais à l’abri. Avec le numérique, il y a des risques de perte de données, peut-être à cause d’un dysfonctionnement quelconque ou à causes de virus informatiques.
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Faire un choix entre l’archivage numérique et l’archivage traditionnel n’est pas la chose adaptée. Chacune d’entre elles a des avantages mais aussi des limites. Il faut donc plutôt penser à les utiliser ensemble. Vous gardez une preuve numérique et une preuve matérielle. Vous avez moins de chance de perdre vos données.