Location de salle de réunion : ce qu’il faut connaître

Comptez-vous organiser prochainement une réunion d’entreprises ? Sûrement, vous êtes à la recherche d’un endroit qui peut accueillir l’événement. La location de salle à Paris est une alternative, mais avant de vous fixer, vérifiez d’abord les quelques points expliqués dans les lignes suivantes.

Le profil des participants 

Avant toutes choses, déterminez le profil des personnes qui participeront à l’événement. Quel type de fonction exercent-elles ? Qu’en est-il de leur situation géographique ? Peuvent-elles se déplacer facilement ? Dans quelle catégorie d’âge sont-elles classées ? Les réponses à ces questions influenceront en effet le choix de la salle de réunion.

La taille et la disposition de la salle 

La location de la salle de réunion dépendra aussi du nombre d’individus qui y seront conviés. Si vous prévoyez plus d’une dizaine de personnes, vous aurez besoin d’un espace de 20 m2 au minimum. En ce qui concerne la disposition de la salle (en théâtre, en U, en carré…), celle-ci sera en fonction du thème de la réunion. Une configuration en U sera, par exemple, plus adaptée pour une formation ou une réunion classique comptant au maximum 25 invités. N’hésitez donc pas de définir ce détail pour que vous puissiez bien choisir la taille et la disposition qui conviendra à votre événement professionnel.

La durée de la réunion

Combien de temps la réunion durera-t-elle ? Il est nécessaire d’être fixé sur ce point, car les frais de location de la salle seront en partie déterminés par ce paramètre. Si vous aspirez à effectuer une séance de plusieurs heures ou d’une demi-journée, envisagez un goûter ou même un petit-déjeuner. De cette manière, vous éviter la baisse d’attention. Ainsi, informez-vous si ce type de service est inclus dans les offres ou si vous devez penser à l’option livraison. 

Évidemment, vous devez également choisir avec soin le prestataire qui propose la location de la salle. N’oubliez surtout pas de lire le contrat pour bannir toutes mauvaises surprises.

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