Zoom sur l’intérêt d’utiliser un carnet autocopiant en entreprise

Même si les outils numériques ont tendance à s’imposer dans la gestion d’entreprise, l’usage de certains documents en papier reste encore important aujourd’hui. Parmi eux, on peut notamment citer le carnet autocopiant. Facture, bon de commande, devis, bon de livraison…, voici tout ce qu’il faut savoir sur ce document et les avantages d’en utiliser.

Carnet autocopiant : qu’est-ce que c’est ?

Aux premiers abords, un carnet autocopiant ressemble à un bloc-notes où plusieurs feuilles sont entassées ensemble. Il peut ainsi servir à prendre note durant les réunions et à devenir un outil indispensable pour les professionnels. Mais il faut savoir que ce document est assez particulier de par sa fabrication. En effet, tous les papiers sont recouverts d’un produit contenu dans des microcapsules. Une fois que la tête d’un crayon ou d’un style exerce une pression sur ces dernières, le produit est alors libéré et se noircit comme de l’encre. C’est ce qui permet le recopiage des informations sur la première feuille sur le reste, d’où le nom de carnet autocopiant.

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La couverture du document est souvent un papier en carton rigide pour faciliter l’écriture partout où l’on veut. Le nombre de feuilles varie aussi en fonction des besoins ou des usages que les entreprises en font. D’ailleurs, il est possible de personnaliser le contenu, c’est-à-dire imprimer des tableaux et des écrits en tout genre. De nombreux professionnels utilisent, par exemple, le carnet autocopiant comme une fiche d’intervention. D’autres l’utilisent pour en faire des bons de commande. Les établissements hôteliers utilisent même un carnet vierge pour prendre des notes et les commandes des clients. Bref, il s’agit d’un document multi-usage qui confère de nombreux avantages, notamment pour organiser le travail.

Carnet autocopiant : quels avantages ?

Sur le plan professionnel, l’usage de document en papier certifié et original reste un atout majeur. Les entreprises en tout genre ont donc intérêt à utiliser sans plus tarder des carnets autocopiants. En effet, cela permet de garder trace des informations sans devoir recopier plusieurs fois. Grâce au recopiage des microcapsules, il sera possible d’avoir trois ou quatre duplicatas d’un même document. Chaque partie prenante d’une opération peut donc en obtenir un. Utilisé en tant que bon de commande, par exemple, le carnet permettra d’établir un lien de confiance entre les clients et les fournisseurs. Il en va de même pour le bon de réception ou de livraison.

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Et pour les factures, l’usage du carnet autocopiant va simplifier les transactions. À l’aide du recopiage, on gagne aussi beaucoup de temps surtout durant les interventions sur terrain. Les équipes pourront donner un exemplaire d’une facture ou d’une fiche d’intervention aux clients. Ces derniers se sentiront plus rassurés et plus confiants envers l’entreprise. Par ailleurs, il faut noter que le carnet autocopiant est entièrement personnalisable selon les besoins des professionnels. Taille, couleur ou encore nombre de feuillets, il sera possible d’obtenir le document voulu. Dans cette optique, il suffit de se rapprocher d’une imprimerie spécialisée pour se procurer des carnets autocopiants de qualité.