Dématérialisation des documents : comment conserver les fichiers numériques ?

Vous souhaitez dématérialiser l’ensemble de vos documents d’entreprise ? Un projet de dématérialisation présente de nombreux avantages pour une société ou une organisation comme la facilité des échanges et la sécurité des données. Mais encore faut-il conserver correctement vos documents numériques. Aussi, découvrez les solutions pour stocker et archiver vos documents dématérialisés.

Quelles sont les solutions logicielles pour conserver les documents dématérialisés ?

Votre société ou organisation traite-t-elle des documents sensibles et confidentiels ? Si tel est le cas, il est indispensable de vous équiper d’un outil de stockage et d’archivage sécurisé. Pour ce faire, découvrez les 3 principales solutions pour la conservation de documents dématérialisés.

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Un logiciel de GED (Gestion électronique des documents)

Un logiciel de GED est une solution logicielle qui permet de gérer l’ensemble des documents numériques d’une structure. Pour cela, cet outil propose une multitude de fonctionnalités comme la dématérialisation des documents papier. En effet, une solution de GED permet de dématérialiser tous types de documents d’entreprise. Cela inclut : les factures, les documents administratifs, les contrats de travail, les bons de commande et bien d’autres encore. Ajoutez à cela des fonctionnalités pour l’organisation des documents comme l’indexation et pour la sécurisation comme le système d’authentification. Bien entendu, cette solution de dématérialisation permet l’archivage des documents électroniques durant tout le cycle de vie.

Pour disposer d’une solution de GED adaptée à vos besoins, adressez-vous à un fournisseur de solutions logicielles de confiance.

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Un SAE ou un système d’archivage électronique

Comme son nom l’indique, le SAE est une solution dédiée à la conservation des documents électroniques. Cette solution d’archives est à privilégier si vous souhaitez conserver des documents sur le long terme. Le SAE est surtout sollicité pour préserver les documents numérisés de toute modification. Il garantit donc l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des fichiers numériques. Cette particularité est capitale pour les documents ayant une valeur juridique. Certes, le SAE ne permet pas de numériser les documents papier, mais il se complète à d’autres outils d’entreprise. Vous pouvez le connecter à une solution de GED ou un applicatif métier : ERP, CRM ou SIRH. Ainsi, le SAE peut recueillir et classer plus efficacement le flux de documents à archiver.

Un coffre fort numérique ou coffre fort électronique

Le coffre fort numérique est un espace de stockage permettant d’archiver les documents numériques comme les factures dématérialisées et les bulletins de paie. Cet outil au service de la dématérialisation des documents permet de conserver vos fichiers de manière personnelle et sécurisée. En pratique, cet outil propose un système de sécurité avec login et mot de passe. De ce fait, seul l’utilisateur autorisé peut avoir accès aux données stockées. De plus, cet outil effectue le scellement électronique pour garantir l’intégrité de chaque document. Ce scellement électronique permet d’authentifier l’auteur via une signature électronique. À cela s’ajoute l’horodatage certifiant la date de dépôt et le calcul de l’empreinte numérique assurant la non-modification du document.

Notez que le coffre fort numérique peut être proposé comme un service unique ou comme un composant d’une solution de GED.

Combien de temps sont conservés les documents numériques ?

Selon la nature et les obligations légales, le délai de conservation légale d’un document numérique est différent. De manière générale, la durée de conservation est similaire à celle des documents papier.

Document fiscal

S’il est question de documents sur lesquels, l’administration a un droit d’information, de contrôle ou d’enquête, le délai légal de conservation est de 6 ans. Cela concerne principalement les différents types d’impôts et de taxes.

Pièce comptable

S’il s’agit de documents comptables, l’archivage légal est de 10 ans. Cela inclut des documents comme les factures (clients et fournisseurs), les bons (commande, de livraison, de réception), les livres et registres comptables.

Document social

S’il est question de documents sociaux, la société doit les sauvegarder pendant une durée de 5 à 10 ans. Parmi ces documents, on retrouve les différents registres : titres nominatifs, mouvements de titres et procès-verbaux.

Pour de plus amples informations, informez-vous sur les délais de conservation des documents d’entreprise.